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Generalidades sobre el pago de la seguridad social y las deducciones obligatorias de los trabajadores.

Qué porcentajes deben ser pagados por el empleador y en qué ocasiones este puede hacer deducciones de la nómina de sus trabajadores.

5 de junio de 2013.

Veamos en este artículo todos los porcentajes que se ve obligado el empleador a pagar cuando tiene contratos laborales con sus trabajadores en materia de seguridad social. 

En primer lugar se debe mencionar que el pago en seguridad social a los trabajadores se da con base a lo devengado mensualmente. Este corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.

Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el trabajador debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros. Estos conceptos se calculan en la respectiva liquidación de la nómina los cuales se deben descontar (retener) del total devengado.

Para el año 2013 el salario mínimo mensual equivale a $589.500 pesos colombianos, el auxilio de transporte, equivale a $70.500, el salario integral equivale a $7.663.500 que se dividen en $ 5.589.500 salario y $ 1.768.500 factor prestacional.

Las Deducciones son valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, sin embargo, se podrá embargar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del salario mínimo legal mensual vigente, pero independiente de ello, las deducciones obligatorias para el trabajador son los aportes a la seguridad social y las deducciones.

La Seguridad social la reglamenta la ley 100/93, la cual creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (S.S.S.I.) constituido por tres regímenes:
1. Régimen Pensional.
2. Régimen salud.
3. Régimen Riesgos Laborales.

El Régimen Pensional; ampara al trabajador contra contingencias de vejez, invalidez y muerte. El aporte es del 16% sobre el salario del trabajador, repartido en el Empleador 12% y trabajador 4%.

Quienes devenguen un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios mínimos, paga un 1.0%, adicional para el fondo de solidaridad pensional.
Quienes devenguen entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20% adicional.
Quienes devenguen entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40% adicional.
Quienes devenguen entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60% adicional.
Quienes devenguen entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80% adicional.
Quienes devenguen más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional.

El Régimen de Salud protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad. El aporte es del 12.5% sobre el salario del trabajador repartido entre el empleador 8,5% y el trabajador 4%.

El Régimen de Riesgos Laborales protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador, este monto de la cotización no podrá ser inferior al 0.348% ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del empleador, dependiendo la clase de riesgo determinada por la actividad económica de la empresa.

Los Aportes parafiscales no son impuestos ni contribuciones y constituyen una obligación para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral. Después de la Reforma Tributaria el pago de los parafiscales se desmonta para la mayoría de los casos y solo se mantiene para las entidades públicas, sin ánimo de lucro y los salarios integrales o mayores. Los parafiscales constituyen el 8% del pago de la nómina y son destinados a:
1. Cajas de Compensación Familiar.
2. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
3. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (I.C.B.F.)

Las Cajas de Compensación Familiar son entidades sin ánimo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de él dependa. A estas se les destina el 4 %.

El SENA es una entidad estatal encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran formación profesional metódica. Se le destinar un 2% de parafiscales.

El ICBF es un establecimiento público de orden nacional que se encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada. A este le corresponde un 3% en parafiscales.

A las demás organizaciones que se les desmonta este pago de parafiscales deberán pagar el Impuesto a la Renta para la Equidad- CREE, que como su nombre lo indica se grava según la renta generada por las empresas. En grandes rasgos el impuesto a la renta será reducido en un 25% y el CREE será de un 9%; el punto adicional será destinado a las universidades públicas, la nivelación del UPC del régimen subsidiado en salud y para la inversión social en el sector del agro. (Haga click si desea saber más sobre el impuesto CREE)

En la legislación laboral existe para el empleador la prohibición de deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores, sin mandamiento judicial o sin la autorización previa del trabajador, según el artículo 59 del Código Sustantivo de Trabajo, con excepción de las cuotas sindicales, cuotas de cooperativas, cuotas de pre cooperativas, cuotas de cajas de ahorros y los aportes a la Seguridad Social.

Sin embargo, la Corte Suprema de Justicia ha mencionado que terminado el contrato de trabajo, el empleador y el trabajador vuelven al plano de la autonomía de la voluntad o de libertad contractual y en consecuencia entran bajo el imperio del Código Civil, por lo tanto, no se necesita autorización del trabajador para que el empleador al momento de hacer la liquidación definitiva de salarios y prestaciones sociales compense las deudas que el trabajador haya contraído con el empleador, siempre y cuando las obligaciones sean plenamente exigibles en el momento de la terminación del contrato de trabajo de lo contrario acarreará sanción según lo dispone el artículo 65 del Código Sustantivo de Trabajo.

Cuando no es obligatoria la autorización entre otros se cuentan;
- Los pagos que se realizan por equivocación.
- Los pagos hechos por tiempo no laborado.
- Pago de primas con anterioridad a la fecha de causación y haber finalizado la relación laboral una vez pagadas.

Cuando el trabajador se obligue a pagar cuotas de créditos a entidades financieras, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina del trabajador.

La retención en la fuente, si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente. (Si desea saber más sobre los impuestos IMAN e IMAS haga click aquí) Una vez hecho el cálculo de los diferentes conceptos, se procede entonces a la respectiva contabilización de la nómina.

En conclusión las deducciones obligatorias son los aportes a la seguridad social, aquellas por concepto de libranzas o embargos judiciales, cuotas sindicales, cuotas de cooperativas, de pre cooperativas, de cajas de ahorros, retención en la fuente si hubiere lugar y las distintas deducciones que previamente haya autorizado el trabajador, excepto los pagos por equivocación, pagos por tiempo no laborado, pago de obligaciones que a la fecha de causación ya hayan sido pagadas una vez terminada la relación laboral.

Autora: Stefania Jiménez.
Abogada de Activo Legal. Especialista en Derecho Comercial y Ambiental.